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春江 桐庐阀门企业文化【清晨分享】你所不了解的excel

2013-10-23


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今早分享一点干货:如何提高使用excel表格的使用效率。从两个基础细节,简述excel对工作的意义和背后的价值。

1、新建excel表格。

点击鼠标右键,创立一个新的excel表格,这时候要改好excel的名字,然后找一个指定的存贮位置。如果只是堆积在电脑桌面,最终让表格消失在一个怎么也找不到的角落。

很多人的电脑桌面,密密麻麻全是各种图表,杂乱不说,也影响自己使用文件的效率。经常会遇到,女人的寝室都是规整干净的,但电脑桌面却都是异常的杂乱,堆放了各种文件夹;而男人恰恰相反。这是为什么?

考察电脑文件摆放是否整齐的最好方式,就是能在不看电脑的情况下,知道所需要的文件放在哪一个磁盘的哪一个文件夹中的哪一个目录里面。

 

这是细节,体现不一样的工作效率,不一样的工作态度。

 

2、进入excel的第一件事。

进入才excel的第一件事一定不是打字,应该是如下步骤:

 

Ctrl+A(全选)→点击鼠标右键→点击“设置单元格格式“→”对齐“→文笔上下、左右对齐方式都选”居中“→”字体“→选择10号字、微软雅黑字体→”确定“(结束)

 

这步很简单,却是excel制表的精髓之一:

 

(1)、这个步骤习惯之后大概耗费30秒不到,但会让后面使用excel的页面整洁。这个技巧,在处理大数据excel表格的时候更加适用,因为密密麻麻的文字、数字录入,如果再不整洁,做表的人会有自杀的冲动。(财务岗位、数据分析岗位、销售岗位的人员应该多有过这种体会,这是常规工作的一部分)

 

(2)、为什么是“10号字“?因为目前电脑的显示情况和打印需要,10号字”性价比最高“,10号以上字偏大,影响一张表格信息展示的完整度,如果打印也浪费纸张;10号以下偏小,眼睛累。

曾经看过不少日企的excel表(三菱、大金、东芝等),均使用9号字,而且“页边距“都是拉宽到最大程度,看的眼睛疼,但原因也很简单:节约打印的纸张成本。这就是小日本在细节的牛X之处。

 

(3)、至于微软雅黑字体,原因很简单,在常规使用的宋体、仿宋体等字体中,微软雅黑是其中最漂亮的。不影响内容,但影响品质。就行我们互联网推广,用户最先看到的是我们的展示厅,页面展示的美观度,直接影响买家的体验和购买意愿。

我们为客户提供的拍摄服务,销售同事都知道,但这其中的意思是否理解,是否也能借鉴到自己的工作之中?

 

3、销售岗位为什么需要用excel表格。

 

(1)、归总信息,数据分析。

这是excel的核心,也是数据使用(分析)的核心。做表格清晰的展示数据,只是excel的基本作用,通过数据展示之后的分析,是excel的真正价值。

这方面的分析方法、思路,再找时间与大家分享,因为整理这种分享文案会比较辛苦(涉及大量的文字和图片),大家如果想了解其他,请回复告知。

 

说个关于数据使用的案例:

 

乐购曾经观察自己的数据,发现夏季的英国,啤酒和尿不湿销量同比增加,然后拿着这个数据去调研,发现了消费者购买行为特点:应该家庭主妇经常让男人去买尿不湿,夏天的时候,买尿不湿的男人,就会顺手在超市买几瓶啤酒犒劳自己。于是,乐购超市就决定把啤酒和尿不湿绑在一起促销(买XX啤酒送XX尿不湿这样的“奇怪促销”)。

 

数据发现问题、数据总结问题,再将这些分析的数据与消费者行为做对比,就能发现和确定数据之中所隐藏的价值。其实,最早老祖宗,就是通过观察日升日落、春去秋来等自然现象,才总结出了自然规律、自然科学,这是人类最开始数据分析事件。

 

(2)、锻炼细节能力。

在以前老单位的时候,每天要查阅200多家门店、几十个品种的产品销售数据(库存安全);然后,每月还要汇总这30/31天的数据到一张表格上(需要使用宏);然后,在把这些数据做各期同比、环比的分析(发现销量不正常的地方)。里面只要有一个数据是错的,这个表的数据结果就是错的,责任全部有自己承担。

 

这其中锻炼的是销售岗位人员心态调节和认真细致,就好像从“火山”(跑业务)直接进入了“冰窟窿”(做表格),两重天。唯有细致不为过,唯从细致见真知。

 

销售工作常用的两张表格:客户管理表格(CRM的重要部分)、销售数据表格(营销管理的重要部分),价值不在于汇总数据,而是数据汇总之后的分析。如何分析是技术活,同一张表格高手能看到更多有用的信息。但不难

 

今天一早出差,言语不细,但希望能给大家一个思路,能喜欢上excel,用起来。(个人经验,供参考)

春江桐庐阀门市场部

 

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